La factura electrónica en España, iniciando los trabajos para introducir el compromiso entre 2024 y 2025

Además de Italia, Francia y Alemania, España también está expandiendo activamente la facturación electrónica obligatoria al sector B2B. Inicialmente, la obligación debía aplicarse a las grandes empresas a partir de julio de 2024 y, posteriormente, a todas las empresas españolas. Sin embargo, debido al largo trabajo necesario para redactar las especificaciones técnicas y el reglamento adecuados, es posible que la implementación no se lleve a cabo hasta enero de 2025.

En primer lugar, es importante que quienes tratan con proveedores y clientes fuera de Italia se mantengan actualizados con los acontecimientos que afectan a los países europeos y no europeos en materia de facturación electrónica y presentación de informes electrónicos. En este artículo, brindaremos una descripción general y luego revisaremos los pasos que se llevarán a cabo en España.

Siempre es importante mencionar, como hemos hecho en otras ocasiones, la propuesta europea conocida como ViDA (Impuesto al Valor Agregado en la Era Digital), Lo que tendrá un impacto significativo en la introducción de la factura electrónica obligatoria. Cuando la propuesta europea entre en vigor, está previsto que se apliquen una serie de medidas entre 2024 y 2028, a excepción de prórrogas que no se pueden descartar y que podrían retrasar algunos plazos. La propuesta introduce la obligación de utilizar la facturación electrónica en transacciones entre empresas dentro de la UE y también elimina algunos de los obstáculos burocráticos que hasta ahora han impedido la adopción de la facturación electrónica en las transacciones nacionales.

La motivación para adoptar el sistema de facturación electrónica en los países europeos son los logros de países que ya han tomado este camino y han logrado:

• Recuperación de ingresos del IVA y un control más completo sobre las transacciones
• Automatización de procesos de negocio y Mejorando el nivel de digitalización
• Relaciones efectivas entre empresas y administraciones públicas
• Reducir los tiempos de pago por las administraciones públicas a favor de las empresas

Los pasos para implementar la factura electrónica están claros no sólo a nivel europeo, sino que cabe destacar los diferentes procedimientos que algunos países están preparando para implementar la factura electrónica a nivel B2B y B2G. Entre estos países tenemos a España y Francia, que aplicarán los mandatos entre 2024/2025 y 2026. Hemos escrito sobre cómo están avanzando otros países europeos en materia de facturación electrónica, como Alemania, Francia y ahora España.

Hoy nos centraremos en las últimas novedades anunciadas por el gobierno español. Hasta ahora solo ha habido un compromiso B2G, pero ahora, salvo prórrogas, el país está listo para empezar.. Como comentábamos al principio, no se puede descartar que el compromiso, que inicialmente estaba previsto para julio de 2024, se posponga a 2025 para poder emitir la normativa necesaria y, por supuesto, que las empresas se adapten a la nueva situación. Sistema.

En España, como en otros países europeos, el país avanza hacia una paulatina expansión del uso de la factura electrónica con el fin de incrementar el grado de digitalización de los procesos comerciales y de adquisiciones. Uno de los principales objetivos, también reiterado por la propuesta de ViDA, es lograr un mayor control de las obligaciones relacionadas con el IVA y luchar contra el fraude fiscal.

Es fácil entender por qué el sector de la administración pública es el primer paso que muchos países dan hacia la facturación electrónica, dado que son estas organizaciones las que desencadenan ciclos de gasto sólidos y complejos y donde la trazabilidad y la transparencia son particularmente importantes y urgentes. Gracias a la facturación electrónica en las transacciones de persona a persona, otros importantes beneficios empiezan a cobrar importancia. En este sentido, Italia es un excelente ejemplo. Registró un aumento de 3.500 millones de euros en los ingresos por IVA en 2020 tras la introducción de la facturación electrónica.

De hecho, las ventajas de la factura electrónica son muchas: mayor control sobre posibles evasiones o fraudes fiscales, desarrollo y modernización de la economía, ahorro en el consumo de papel y reducción de los archivos físicos, que están siendo sustituidos por archivos digitales mucho más diversos.

Hoy nos centraremos específicamente en cómo se pueden materializar estos beneficios en España analizando el proyecto de reglamento, que fue presentado durante los meses anteriores por el gobierno español.

Factura electrónica en España

El uso de la factura electrónica en España está previsto en el ámbito B2G desde 2015. A partir de entonces, todos los departamentos, centrales y periféricos, deberán poder recibir y procesar facturas electrónicas.

Las empresas proveedoras de administraciones públicas no son nuevas en el requisito de presentar únicamente facturas electrónicas, con una excepción para importes inferiores a 5.000 euros. Por debajo de esta cantidad, todavía se permiten facturas en papel.

Todas las facturas electrónicas enviadas a administraciones públicas deberán cumplir con el formato Facturae V3.2.X, que cumple con la norma europea EN 16931, y Debe estar firmado electrónicamente según el estándar Xades, con firma basada en certificado cualificado.

Desarrollado por el gobierno español. Plataforma facialA través del cual se pueden enviar facturas electrónicas a los departamentos públicos. Es obligatorio para las administraciones centrales, mientras que es opcional para las administraciones periféricas, que teóricamente también pueden utilizar otras plataformas. De hecho, la mayoría de los departamentos decidieron utilizar la plataforma FACE porque es gratuita.

Las empresas proveedoras de las administraciones públicas pueden adoptar la solución tecnológica que prefieran para elaborar la factura electrónica, beneficiándose así de las diferentes opciones disponibles en el mercado, siempre que garanticen el cumplimiento de la normativa aplicable.

El Ministerio de Industria de España proporciona software gratuito para crear y gestionar facturas electrónicas. Es particularmente útil para pequeñas y medianas empresas que procesan cantidades limitadas de facturas electrónicas. Más una plataforma adicional:FACEB2BDisponible desde 2018, para gestionar facturas electrónicas entre contratistas y subcontratistas de la Administración General. Esta plataforma también es gratuita y utiliza los mismos formatos e interfaces que la plataforma gubernamental equivalente. Como resultado, el uso de la factura electrónica en transacciones B2B, aunque aún no es obligatorio, se permite y fomenta desde hace algún tiempo.

¿Qué cambiará a partir de 2024?

En España, la factura electrónica pronto será obligatoria también en el espacio B2B. El 29 de septiembre de 2022, el gobierno español aprobó la ley denominada «Creación y Crecimiento de Empresas», que contiene Una serie de medidas necesarias para apoyar el crecimiento empresarial. No es casualidad que la factura electrónica aparezca dentro de estos procedimientos, ya que es vista como una herramienta esencial para combatir la evasión fiscal.

Por tanto, las empresas estarán obligadas a facturar electrónicamente a otras empresas y autónomos por la prestación de los servicios. En la primera fase, que se espera que comience en 2024, se empezará con empresas con una facturación superior a 8 millones de euros, y luego se incluirán gradualmente todas las demás empresas, posiblemente en 2025. Es posible cumplir estos plazos si se cumplen los reglamentos técnicos y se cuenta con la infraestructura necesaria para soportarlos: Ejecutar facturas electrónicas dentro del plazo inicialmente estimado; De lo contrario, podríamos ver algún deslizamiento.

Excluyendo cualquier extensión, la hoja de ruta estimada hasta la fecha es la siguiente:

• Desde julio de 2024 (o, en el caso de una extensión, principios de 2025)La obligación comenzará para las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros
• A partir de 2025, el compromiso se aplicará a todas las empresas y profesionales; Si se retrasa la autorización, esta fase podría posponerse al segundo semestre de 2025, o principios de 2026.

Como era de esperar, el reglamento aún se encuentra en estado de borrador y pendiente de aprobación final, lo que también puede dar lugar a posibles modificaciones o especificaciones adicionales.

Sin embargo, también cabe destacar algunas disposiciones directamente establecidas en la Ley Crea y Crece de 29 de septiembre de 2022. Es esta medida la que abrió la puerta a la introducción de la factura electrónica B2B en España. La ley establece una serie de obligaciones tanto para las empresas que envían y reciben facturas como para los proveedores de servicios que prestan servicios de facturación electrónica. Éstos son algunos de ellos:

• Las empresas están obligadas a emitir, enviar y recibir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con empresarios y otros profesionales.
• El remitente y el destinatario deberán proporcionar información sobre el estado de las facturas.
• Los proveedores de tecnología deberán garantizar la libre interconexión e interoperabilidad entre soluciones o plataformas tecnológicas. Los procedimientos para la adopción de la interconexión y la interoperabilidad se determinarán reglamentariamente. El último punto, por ejemplo, no parece haberse desarrollado plenamente en el proyecto de reglamento conjunto, por lo que no se puede descartar una mayor orientación.
• Requerir que los destinatarios mantengan el acceso a las facturas electrónicas durante 4 años. Esto es para que si los destinatarios de las facturas electrónicas ya no son clientes de las empresas emisoras, se les pueda permitir el acceso durante 3 años después de la expiración de los contratos.
• Permitir y facilitar el acceso, visualización, descarga e impresión de facturas electrónicas a los destinatarios.

¿Qué esperas para el futuro?

Los beneficios observados en Italia son ciertamente de esperar, aunque solo los que no son GCP sino los B2B y B2G no aprovechan al máximo el uso de una herramienta que ha demostrado ser altamente efectiva y llena de beneficios, tales como:

• Eficiencia y racionalización de las operaciones
• Ahorro de costes
• Reducir los tiempos de pago
• Sostenibilidad ambiental y reducción de la huella de carbono

Sólo queda esperar a que el gobierno español determine los próximos acontecimientos para ver si los requisitos de la factura electrónica en España se extienden también al ámbito B2C.